在機構(gòu)仲裁機制下,每一個仲裁案件都會有仲裁庭秘書的身影,作為仲裁機構(gòu)委派的協(xié)助仲裁庭推進仲裁程序、為仲裁庭提供服務的助手,秘書具有十分顯赫的特殊性,體現(xiàn)了多重角色混雜的色彩,發(fā)揮著十分重要的作用。
目前,我國內(nèi)地仲裁界對仲裁庭秘書的性質(zhì)職責、功能作用、履職要求、行為規(guī)范、回避懲戒等等,整體上缺乏系統(tǒng)的研究。從仲裁法到最高法院司法解釋,沒有這方面的內(nèi)容；仲裁規(guī)則也缺乏關(guān)于秘書的規(guī)定；在內(nèi)地仲裁機構(gòu)中,制訂有《秘書工作指南》或《秘書工作職責》之類的規(guī)范性文件不在多數(shù)；學術(shù)界也少有這方面的專門論述文章�！ �
筆者認為,鑒于仲裁庭秘書的特殊性和重要性,有必要對此開展專門研究,以規(guī)范仲裁程序,提升仲裁公信力水平。仲裁庭秘書具體職責
在機構(gòu)仲裁下,仲裁庭秘書是指為了推動仲裁程序的順利進行,由仲裁機構(gòu)指定其內(nèi)部工作人員、為仲裁庭提供程序性服務和輔助性工作的人員,又稱之為“辦案秘書”或簡稱“秘書”�！ �
秘書的具體職責包括:根據(jù)仲裁機構(gòu)或仲裁庭決定,繕制和發(fā)送仲裁文件/通知等；代表仲裁庭接受當事人遞交的證據(jù)和文件,在當事人/代理人之間以及仲裁庭之間進行流轉(zhuǎn)；負責仲裁庭成員之間的聯(lián)系與溝通,負責仲裁庭與仲裁機構(gòu)之間的聯(lián)系與溝通；協(xié)助仲裁庭組織安排庭審。參與開庭,在沒有速記員的情況下,承擔庭審的記錄工作；參與仲裁庭合議,負責記錄仲裁員意見；在仲裁庭確定自行調(diào)查時,參與調(diào)查,負責記錄；印制和發(fā)送仲裁裁決；根據(jù)仲裁程序需要和仲裁庭的安排,從事其他服務工作�！ �
秘書具有以下突出特點:一是對仲裁程序全方位介入、大面積參與、無死角觀察；介入時期長、負責事務多、從事內(nèi)容雜；權(quán)限大、責任重、壓力大。
二是不可選擇性、不可拒絕性。盡管商事仲裁當事人享有較之訴訟更為廣泛的權(quán)利和自由,但仲裁當事人/代理人對仲裁庭秘書不享有選擇權(quán),對仲裁機構(gòu)委派的秘書不可拒絕。充其量在秘書履行職責出現(xiàn)嚴重錯誤時,可以向仲裁機構(gòu)申請更換秘書�！ �
三是多重身份并存,顯性角色與隱形角色混雜。
秘書身兼多重隱形角色,往往不為人知。這些角色包括:一定程度仲裁機構(gòu)的代言人,仲裁機構(gòu)行使管理職責的化身。內(nèi)地商事仲裁,按照仲裁法規(guī)定,只有機構(gòu)仲裁這一種形態(tài),法律授權(quán)給仲裁機構(gòu)的權(quán)力,較之授權(quán)給仲裁庭的權(quán)力不僅多得多,也重要得多。但在整個仲裁程序中,仲裁機構(gòu)多居于隱身狀態(tài),能夠?qū)嵸|(zhì)性代表仲裁機構(gòu)的就是秘書。在機構(gòu)仲裁下,仲裁機構(gòu)對仲裁案件和仲裁程序的管理職能為法律授權(quán),不容挑戰(zhàn),這種管理職能在實際行使上,通常通過秘書來行使,不可能繞過秘書。
仲裁庭的監(jiān)督者。由于仲裁庭享有對案件最終的裁決權(quán)力,決定著當事人權(quán)利利益以及義務責任的最終承擔和分配。同時,囿于仲裁機構(gòu)的法律定性和職責定位,仲裁機構(gòu)有權(quán)對仲裁庭進行必要的、適度的監(jiān)督,在仲裁實務中,實際扮演監(jiān)督者的就是這個秘書�！ �
同時,秘書擁有代表仲裁機構(gòu)對仲裁庭工作進行評價的職責。仲裁案件結(jié)束后,秘書會填寫《仲裁員評價表》,對仲裁庭包括首席仲裁員各項工作進行逐一的、全面的評價,包括負面評價,以作為仲裁機構(gòu)對仲裁員的辦案考評依據(jù)。對仲裁庭來說,秘書絕不僅限于服務,還有監(jiān)督之責,這一點對仲裁員來說,堪稱殺手锏�！ �
仲裁所涉各方的聯(lián)系者和聯(lián)絡員。仲裁程序中,仲裁員不直接面對仲裁當事人(開庭時除外),仲裁機構(gòu)也不直接面對仲裁庭和當事人。仲裁庭成員來自四面八方,彼此多不熟悉,開庭前沒有接觸,開庭后不再接觸,充其量互通個郵件。
圍繞著仲裁機構(gòu)、仲裁庭、當事人/代理人、其他參與者這四方主體,起到紐帶和橋梁作用的聯(lián)系者,就是秘書。仲裁庭秘書這一崗位和職能設計,使得秘書成為一道繞不過去的“坎”,非他(她)莫屬、非他(她)莫能�！ �
此外,仲裁庭沒有的權(quán)力,秘書可能有；仲裁庭不介入的事務,秘書可能介入。如,決定仲裁員回避、案件管轄權(quán)等仲裁機構(gòu)內(nèi)部會議,仲裁員通常不參加,但秘書要參加,在轉(zhuǎn)述仲裁庭意見的同時亦可以發(fā)表自己的意見�！ �
在委派秘書時,仲裁機構(gòu)應謹慎注意:擬委派的秘書,不得與仲裁當事人/代理人、包括仲裁庭成員存在利害關(guān)系。如,系親屬、同學或老鄉(xiāng)等�！ �
擬委派的秘書,仲裁當事人/代理人以往對其有過多次投訴的,不宜委派。
仲裁協(xié)議有特殊約定的,如,仲裁語言使用英語,不具有約定條件的,不能委任擔任秘書。
厘清非履職范圍事項
厘清不屬于秘書履職范圍的事項:
審查立案、受理和收費事宜,由仲裁機構(gòu)的立案部門負責,不屬于秘書履職范圍�！ �
主持當事人/律師對證據(jù)進行質(zhì)證,系仲裁庭的職責,秘書不得越權(quán)行使�！ �
實施調(diào)查權(quán)屬于仲裁庭的權(quán)限,秘書不可以作為仲裁庭代表實施調(diào)查取證,即使仲裁庭有此授權(quán)�！ �
秘書參加仲裁庭合議,記錄仲裁員意見,但不享有對裁決發(fā)表意見的權(quán)力和表決權(quán)�！ �
仲裁裁決撰寫,是仲裁庭的職責,不可讓渡,秘書不可越俎代庖負責這項事務�！ �
秘書在與仲裁庭工作配合中,應當注意:熟悉仲裁規(guī)則和仲裁程序,業(yè)務功底扎實；勤勉謹慎履行秘書職責,為仲裁庭提供服務,協(xié)助處理仲裁事務；程序事務早安排、不延誤、不超期。重大程序事宜,適時提醒仲裁庭注意,如:開庭時間,審限等；尊重和服從仲裁庭決定。少打聽、少表態(tài),不越界,不纜權(quán)、不干涉案件�！ �
秘書在與當事人/代理人交往中,需要注意:
和善對待當事人/代理人的咨詢或投訴,不出現(xiàn)言語沖撞。
就仲裁規(guī)則和仲裁程序,可以接受當事人/代理人咨詢,但不得為當事人/代理人出謀劃策�！ �
不得就實體問題接受當事人/代理人咨詢。
當事人的一些重要請求、要求或反映事項,在以電話等口頭形式反映的,可制作電話記錄,向仲裁庭予以報告�！ �
不屬于仲裁庭權(quán)限的事情,不宜向當事人/代理人作出答復。
常見的不當行為和越界行為
秘書常見的不當行為有如下幾種:送達不規(guī)范、不符合仲裁規(guī)則。
未及時傳遞仲裁文件/證據(jù)/資料,或因其他過失行為,導致仲裁程序延緩；或因為懈怠或過失,導致仲裁裁決延誤審限的�！ �
蠻橫對待仲裁當事人/代理人,無理拒絕仲裁當事人/代理人正當要求的。如,在仲裁規(guī)則沒有明文規(guī)定的情況下,拒絕當事人/代理人查閱庭審筆錄�！ �
庭審記錄存在重大偏差,導致當事人不滿的,或疏忽開啟攝影設備,導致沒有庭審錄像留存�！ �
此外,還有代替仲裁庭主持當事人/代理人進行證據(jù)質(zhì)證的；接受仲裁庭委托,自行調(diào)查取證的；因履職不當,導致當事人程序權(quán)利喪失,遭至當事人抱怨；因疏忽導致證據(jù)原件遺失,導致案件事實無法查明。
秘書常見的越界行為有:在仲裁庭成員之間傳遞虛假不實信息；泄露重要信息,導致仲裁程序遭至困境。如,泄露仲裁庭合議意見；對當事人有違規(guī)的優(yōu)待或苛刻行為,比如在當事人指定仲裁員逾期、本應轉(zhuǎn)換為仲裁機構(gòu)代為指定,秘書自行同意延遲方繼續(xù)指定仲裁員。
此外,還有對仲裁庭的決定拖延執(zhí)行的；或越位越權(quán)、甚至自行決定仲裁程序安排的；越權(quán)代替仲裁庭撰寫仲裁裁決�！ �
作為秘書,應嚴守底線,下列“高壓線”絕對碰不得:
擅自與一方當事人/代理人私下接觸；或為當事人出謀劃策；配合當事人拖延仲裁時間,或利用職權(quán),背離仲裁規(guī)則,頻頻加快仲裁進程；擅自修改庭審筆錄內(nèi)容的；擅自下發(fā)仲裁文件,或自行更改已核定的仲裁文件/通知內(nèi)容；對仲裁庭施加影響,影響裁決意見的,或動員仲裁庭接受自己的裁決意見或建議；假托仲裁機構(gòu)之名,對仲裁庭施加影響,干預仲裁案件；向仲裁機構(gòu)領導虛假匯報案情或仲裁庭意見的。
值得注意的是,要堅決避免秘書成為第四仲裁員。通常情況下,組成仲裁庭的仲裁員為3人,即首席仲裁員1人、邊裁2人。仲裁實務中,將越權(quán)參與或干預仲裁庭裁決、實際扮演了仲裁員角色的秘書稱之為“第四仲裁員”�！ �
秘書越權(quán)成為第四仲裁員,嚴重違背仲裁基本法律制度,違反仲裁庭獨立審理這一商事仲裁的基本準則,應堅決抵制。設立秘書回避更換制度
當事人可否申請秘書回避?對于這一問題,仲裁法和最高法院司法解釋沒有涉及,仲裁規(guī)則也沒有這方面的規(guī)定。筆者認為,應毋庸置疑地應賦予當事人申請秘書回避和更換的權(quán)利。理由如下:
一是仲裁案件離不開秘書的參與和服務,秘書在協(xié)助仲裁庭推進仲裁程序、處理程序性事務中,發(fā)揮極為重要的作用,有必要加以規(guī)范和約束。
二是即使法律無授權(quán)、規(guī)則無規(guī)定是事實,也完全應當依據(jù)商事仲裁的基本原則來衡量和考核當事人是否享有對秘書的異議權(quán)。 三是維護仲裁程序的公正性是仲裁機構(gòu)追求的目標,維護仲裁公信力是商事仲裁的根本宗旨所在,對秘書明顯存在委任不當或履職不當?shù)那闆r下,確有必要設立秘書的回避和更換制度。
應積極制訂規(guī)范文件
我國內(nèi)地仲裁機構(gòu)應積極制訂和發(fā)布《秘書工作指南》或《秘書工作職責》等規(guī)范性文件。內(nèi)容包括:仲裁庭秘書概念；職責和工作范圍；委派和任命；履職規(guī)范；職業(yè)操守；回避和更換；懲戒制度。
2014年4月,香港國際仲裁中心推出《仲裁庭秘書使用指南》。作為典型的“仲裁軟法”,《仲裁庭秘書使用指南》對秘書的指定、質(zhì)疑、責任與報酬方面做了明確的規(guī)定,用于指導和規(guī)范仲裁庭秘書工作。值得我國內(nèi)地仲裁界借鑒。